Wie plane ich eine Feier in den Bergen? Ein Partywochenende im Blecksteinhaus!

Wie plane ich eine Feier in den Bergen - Hüttenzauber!
Ich wollte euch ja noch erzählen, was ich ein ganzes Wochenende in den Bergen gemacht hatte. Ich habe dort einen runden Geburtstag mit lieben Gästen gefeiert. Nicht das ihr auf falsche Gedanken kommt, es war auf keinen Fall meiner! Aber vielleicht fange ich von vorne an zu erzählen, denn bevor es zu dem Wochenende gekommen ist, gab es einige Vorbereitungen zu treffen.

Inhalt: Ich habe hier kurzerhand einmal zusammengefasst, wie wir die Party mit Übernachtungsmöglichkeiten geplant haben, was uns wichtig war, was wir für Bedenken hatten und wie wir diesen kleinen Partytraum dann tatsächlich in die Tat umsetzten.

Es begann im Januar. Es war tiefster Winter und die Berge lagen im Schnee, brrr, war das kalt, aber es war auch sehr schön und die Vorfreude, auf das was kommen mag, stieg!

Es stellte sich also schon acht Monate zuvor die Frage:

Wie wollen wir eine große Geburtstagsfeier mit Familienmitgliedern und Freunden gestalten, die in ganz Deutschland verteilt sind?

Eine Feier im eignen Haus sollte es auf keinen Fall werden und Übernachtungsgäste in der geplanten Größenordnung hatten im Haus sowieso keinen Platz. Die Zeiten, in denen ich in meiner Einzimmerwohnung gefeiert habe, mit Freunden, die zufällig auf der Couch einschliefen und sich Schlafsack an Schlafsack einfach auf den Boden legten, sind vorbei.

Wie plane ich eine Feier in den Bergen - Hüttenzauber!


Schon immer schwirrte uns die Idee im Kopf herum, eine Hütte in den Bergen zu mieten, um dort mit ganz lieben Gästen zu feiern. Dieses Jahr bot es sich an, diesen Gedanken weiterzudenken und in die Tat umzusetzen. Spontan kann man solche Feiern nicht organisieren, so viel stand fest. Also ging es schon im Januar auf Hüttensuche. Der Alpenverein hat diverse Hütten und Häuser im Angebot, die man mieten kann. Man muss nicht zwingend Mitglied sein.

Einige Bedenken tauchten auf:
  • Können wir den Gästen zumuten eine lange und vielleicht kostenintensive Fahrt auf sich zu nehmen?
  • Können wir den Gästen zumuten, die Übernachtungskosten selber zu tragen?
  • Reicht es, wenn wir ausschließlich die Kosten der Feier übernehmen?
Meine Antwort aller Fragen lautete "Ja!"

  • Würde ich zu einer solchen Feier eingeladen werden, kann ich selbst entscheiden, ob ich kommen möchte oder nicht. Warum also, soll ich vorab den Gästen diese Entscheidung abnehmen? 
  • Das schöne ist doch, dass jemand viele Menschen zusammenführt, die sich lange nicht gesehen haben. Wann kann man schon mal ein Wochenende in den Bergen verbringen?


Wie plane ich eine Feier in den Bergen - Hüttenzauber!
Alle Bedenken wurden beiseite geschoben und die Hüttensuche konnte starten, das Internet rauchte ;)

Bei der Hüttensuche war uns wichtig, dass ... 
  • die Hütte genug Schlafplätze für alle Gäste hat. (Wichtig: Vorab Gästeliste erstellen)
  • das Haus gut zu Fuß erreichbar ist, denn unsere Gäste kommen zum großen Teil aus dem Norden. Nicht jeder ist gut zu Fuß, geschweige denn, hat genug Kondition hohe Berge zu erklimmen.
  • das die Hütte bewirtet ist und eine Feier in der Größenordnung ausrichten kann.
  • das die Betreiber der Hütte Erfahrungen mit solchen Partys haben.
  • das man draußen feiern kann, aber bei sich bei schlechtem Wetter auch noch eine Möglichkeit bietet nach drinnen auszuweichen.
  • das in der Hütte genug Schlafplätze vorhanden sind, damit auch jeder die Möglichkeit hat, dort zu übernachten.
  • das wir die Zimmer insgesamt für einen bestimmten Zeitraum (ein Wochenende) reservieren konnten, damit alle Gäste die Möglichkeit hatten, bis zum Ablauf der Deadline, auf eigene Kosten die Zimmer zu buchen. Wir außerdem die Möglichkeit hatten, ein ganzes Wochenende auf der Hütte zu verbringen. Viele der Gäste hatten eine lange Anreise, die muss sich lohnen.
  • die Umgebung und das Haus auch für Kinder geeignet ist.
und ganz wichtig, dass
  • die Hütte an dem besagten Termin noch frei ist.
Gesucht gefunden. Ich hatte mich gewundert, wie schnell die Hütte gefunden war. Anfang September ist die Sommersaison in den Bergen auch so gut wie vorbei und wir hatten gute Chancen. Das Gespräch am Telefon war vielversprechend und wir machten einen Termin für einen ersten Besuch der Hütte, mit Vorgespräch zur Feier und zum Ablauf aus. Außerdem wollten wir uns von der Qualität der Zimmer und der Gaststube überzeugen. Wir stapften also durch den tiefen Schnee und durch eine bezaubernde Landschaft.

Wie plane ich eine Feier in den Bergen - Hüttenzauber!


In dem Vorgespräch klärten wir, 
  • die Zimmerreservierung für das gesamte Wochenende (Freitag bis Sonntag), da einige Gäste eine weite Anreise haben und wir ein Tag vor der Feier Übernachtungsmöglichkeiten anbieten wollten. Nicht alle Gäste hatten eine lange Anreise und mussten zwei Nächte buchen.
  • die Deadline für den Buchungszeitraum. Wir bekamen 6 Wochen Reservierungszeit. Die Gäste konnten über ein vorher festgelegtes Codewort die Zimmerbudchung selbst in die Hand nehmen. Wer zuerst bucht, malt zuerst. Es gab zwar genug Schlafplätze für alle Gäste, allerdings befanden sich davon ca. 28 Schlafplätze in einem komfortablen Bettenlager.
  • den groben Ablauf der Party - Empfang - Buffet - Musik - Ende
  • die Kosten für Getränke und Buffet
  • die Freizeitmöglichkeiten für die Gäste: Wanderungen, Lagerfeuer, ...
Einen Haken gab es:

Wir mussten für den Samstag 80% der Betten belegt haben, damit wir keine Hüttenruhe einhalten mussten, 23:00 Uhr ist für eine Party zu früh! Wir haben es nicht geschafft, die restlichen fünf Schlafplätze haben wir auf unsere Kappe genommen und als Leerbetten gebucht. Das hieß allerdings auch, dass im Bettenlager ordentlich Platz herrschte. Es war im Grunde keine schlechte Wahl, sich für die Feier hier einzuquartieren ;).

Das Blecksteinhaus

Wir buchten schließlich das Blecksteinhaus in Spitzingsee. Das Haus war fußläufig in 25 Minuten zu erreichen. Mit leichtem Gepäck durchaus zumutbar. Der Hauptweg, der zur Hütte führt, ist asphaltiert und mit dem leichten Gefälle einfach begehbar. Das Haus war gemütlich ausgestattet, die Zimmer sind gut und eine Übernachtung im Bettenlager auf jeden Fall zumutbar, wir waren hier an erster Stelle. Bei Regenwetter konnten wir auf die Gaststube ausweichen. Bei Sonnenschein sollte die Party unbedingt draußen stattfinden. Ich sah uns schon die Gesichter in die Sonne recken, mit einem kühlen Bier in der Hand.

Einladung

Nun mussten die Gäste noch eingeladen werden, die Gästeliste hatten wir ja. Eine erste E-Mail "Save the Date" ging vorab an alle Familienmitglieder, Freunde und Nachbarn raus, mit den Angaben zu 
  • unserer Idee: "Ein Wochenende in den Bergen"
  • dem Wochenendtermin und ganz wichtig, zur Feier, zu der wir ja offiziell einluden.
  • den Buchungsmöglichkeiten und die Abwicklung mit Codewort und Deadline
  • der E-Mail zur Hütte/ zum Haus, den Zimmern und zu den Buchungsabwicklungen
  • dem Termin für die Zusage oder eben für die Absage
Außerdem
  • Fotos von der Hütte und von der Umgebung
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Jetzt konnten wir uns erst einmal zurücklehnen und die Gäste machen lassen. Wir waren überrascht wieviele zugesagt haben und wieviele sich über die Einladung und die Idee freuten. Einige Gäste sagten allerdings auch ab. Die einen hatten tatsächlich keine Zeit, für die anderen hat sich ein Aufwand in der Größenordnung nicht gelohnt. Toll finde ich, dass man bei der Absage ehrlich ist und eben auch sein kann, denn Bedenken hatte ich ja!

Nach der Zusage folgten weitere Vorbereitungen, aber damit ich den Rahmen hier nicht sprenge, geht es in einem nächsten Post weiter. Ich verspreche euch, es wird wieder wärmer ;)

Wie gestalte ich das Wochenende mit 38 Personen incl. Kinder?
Spielt das Wetter mit? Habe ich ein alternatives Schlechtwetterprogramm?
An was müssen die Gäste denken - kleine Packliste!
Wie war unser Wochenende in den Bergen?
Unser Fazit und das haben die Gäste gesagt!

Habt ihr schon einmal eine große Feier organisiert?

Kommentare:

  1. Na das klingt ja nach Abenteuer, liebe Cora.
    Ein Hüttenzauber hat etwas magisches, voll mit Romantik stelle ich mir das vor.
    Ich bin ja eher ein Mensch der auf Komfort zählt,wenn eine Hütte das bietet wäre ich auch dabei.
    Meine größte Feier war eine Hochzeit, mit 500 Gästen die ich geplant und ausgerichtet habe.
    Ja ich habe Erfahrung mit vielen Festen und Hochzeiten.
    Nun bin ich aber gespannt wie es bei dir weiter geht,freue mich schon darauf.
    L.G.Edith

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    1. Die Hütte war sehr komfortabel, liebe Edith :) !

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  2. ..wir waren mal vor zehn Jahren zum Runden Geburtstag hoch droben auf dem Berg :O), zehn Jährchen später würden wir wohl grad die Verwandtschaft nicht mehr hochkriegen , lach. Ich werde mir das Haus gleich mal angucken gehen, danke für den tollen Tipp!
    Liebste
    Grüße
    Gabi

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    1. Ja schau nur, mir hat es dort sehr gut gefallen!

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  3. Klingt klasse. Ich mag solche Hüttenpartys und auch wenn es Aufwand für die Gäste ist. Wie oft geht man denn zu solchen Feiern? Bestimmt bleibt sie unvergesslich.
    Liebe Grüße
    Jutta

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    1. Da sagst du was, noch ein Argument :) !

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  4. Ich bin gespannt, was im nächsten Post folgt... klingt ob der super Vorbereitung von euch nach einem super Feierwochenende in traumhafter Umgebung!
    Guten Start ins Wochenende und liebe Grüße,
    Kebo

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    1. Das war es auch, liebe Kebo! Ich wünsche dir einen schönen Wochenstart - liebe Grüße!

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